Gå direkte til innhold

Generelle betingelser

Disse avtalevilkårene gjelder for arrangementer/romblokker hos Thon Hotels. Hensikten er å bringe klarhet i avtaleforhold, slik at vi kan betjene deg som kunde best mulig. Siste oppdaterte versjonen kan hentes ut på thonhotels.no/firmakunder/generelle-betingelser

1. Gyldighet

Nedenstående avbestillingsfrister gjelder for alle løsningsforslag/bestillinger av romblokker, og/eller møteroms fasiliteter gjort av kunden i forbindelse med overnatting, kurs, møter, konferanser, selskaper og lignende - heretter kalt romblokk/arrangement.  Ved bestilling av helpensjon og dagpakker gjelder et minimum på 10 deltakere.

2. Avbestilling

Alle avbestillinger skal gjøres skriftlig til oppgitt kontaktperson. Avbestillingsfristene er knyttet til hvert enkelt hotell sitt løsningsforslag på romblokk/Arrangement. Avbestillingsfristene skal forstås på følgende måte: Desto nærmere dato for arrangementstart/ankomstdag, desto mindre av romblokken/arrangementet eller antall møtedeltakere kan kanselleres vederlagsfritt.

Avbestillingsfristene under er spesifisert etter størrelse på arrangement/antall rom/deltagere, når løsningsforslaget inngås. Nedenstående regler gjelder ved inngåelse av løsningsforslag, for det opprinnelige bestilte antall personer/rom, og følger romblokken/arrangementet frem til ankomst.

Et romdøgn = antall rom*døgn. Eksempel på 20 rom per dag i 3 døgn = 20*3 som er 60 romdøgn totalt, følger avbestillingsfristen nedenfor på 60 romdøgn/deltagere.

Avbestilling av 1-30 dagpakker/helpensjonspakker/romdøgn eller deltagere

Antall dager før arrangementets oppstart Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt
Frem til 30 dager før første ankomstdag Hele arrangementet/romblokken* og evt. innbetalt forskudd tilbakebetales
29-14 dager før første ankomstdag Opptil 25 % av opprinnelige bestilling
13-7 dager før ankomstdag Opptil 10 % av gjenstående bestilling
6-2 dager før første ankomstdag Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling av 31-60 dagpakker/helpensjonspakker/romdøgn eller deltagere

Antall dager før arrangementets oppstart Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt
Frem til 60 dager før første ankomstdag Hele arrangementet/romblokken* og evt. innbetalt forskudd tilbakebetales
59-30 dager før første ankomstdag Opptil 25 % av opprinnelige bestilling
29-14 dager før ankomstdag Opptil 10 % av gjenstående bestilling
13-7 dager før første ankomstdag Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling av 61-150 dagpakker/helpensjonspakker/romdøgn eller deltagere

Antall dager før arrangementets oppstart Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt
Frem til 90 dager før første ankomstdag Hele arrangementet/romblokken* og evt. innbetalt forskudd tilbakebetales
89-30 dager før første ankomstdag Opptil 25 % av opprinnelige bestilling
29-14 dager før ankomstdag Opptil 10 % av gjenstående bestilling
13-7 dager før første ankomstdag Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling av 151-249 dagpakker/helpensjonspakker/romdøgn eller deltagere

Antall dager før arrangementets oppstart Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt
Frem til 120 dager før første ankomstdag Hele arrangementet/romblokken* og evt. innbetalt forskudd tilbakebetales
119-90 dager før første ankomstdag Opptil 50 % av opprinnelige bestilling
89-60 dager før første ankomstdag Opptil 25 % av gjenstående bestilling
59-30 dager før ankomstdag Opptil 10 % av gjenstående bestilling
29-14 dager før første ankomstdag Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling av 250+ dagpakker/helpensjonspakker/romdøgn eller deltagere

Antall dager før arrangementets oppstart Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan avbestilles vederlagsfritt
Frem til 180 dager før første ankomstdag Hele arrangementet/romblokken* og evt. innbetalt forskudd tilbakebetales
179-150 dager før første ankomstdag Opptil 50 % av opprinnelige bestilling
149-90 dager før ankomstdag Opptil 25 % av gjenstående bestilling
89-30 dager før første ankomstdag Opptil 10 % av gjenstående bestilling

* For Thon Congress Gardermoen gjelder egne avbestillingsfrister fra 11 måneder frem til 180 dager før arrangementsdato.

  • Hele arrangementet kan kanselleres i sin helhet vederlagsfritt fram til 11 måneder før ankomstdato
  • Opptil 75 % av arrangementet kan kanselleres verdelagsfritt fra 290-180 dager før ankomstdato
  • For andre kanselleringsfrister gjelder øvrige kanselleringsfrister

Ved avbestilling, også innenfor de gitte frister, skal arrangementets innhold, antall deltagere og antall rom og romdøgn, bekreftes skriftlig av Thon Hotels. Ved avbestilling utover nevnte frister belastes kunden med et kanselleringsgebyr tilsvarende 100 % av brutto løsningsforslagets verdi på arrangement/romblokk, inkludert evt. MVA, på siste bekreftede antall deltagere, rom og detaljer. Avbestillinger senere enn 48 virketimer før arrangementet, eller uteblivelse på selve møtedagen vil bli belastet et kanselleringsgebyr tilsvarende 100 % av avtalt brutto pris inkludert MVA. Avtalte pakkepriser er enhetspriser og kan ikke deles eller forandres i forkant, under eller etter oppholdet.

Avbestillingsgebyr iht. dette punkt påløper selv om romblokkene eller andre bestilte lokaler helt eller delvis ikke kan benyttes. Dette gjelder selv om kunden er forhindret fra å benytte rommet/lokalet, og selv om dette skyldes forhold utenfor kundens kontroll (herunder force majeure-begivenheter).

2.1 Langtidskontrakter:

For kansellering av hele arrangementer må dette skje innen 11 måneder før arrangementsdato. Dersom flere fremtidige år ligger reservert ved kansellering så forbeholder hotellet seg retten til å revurdere disse. Alle priser er inkl. MVA. Momssats på lokalleie/losji er 8 % (midlertidig redusert fra 12 % siden 1. januar 2020), mat & drikke er 25 %. Prisene forutsetter samlet bestilling og oppgjør på fellesregning. Ved flerårige avtaler forbeholder hotellet seg retten til å reforhandle avtalen dersom arrangementet avviker i stor grad fra opprinnelig løsningsforslag. Ved flerårige avtaler og dersom annet ikke er nevnt forbeholder hotellet retten til å justere pris i henhold til årlig økning i konsumprisindeksen.

3. Detaljer i arrangementet

Senest 14 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra kunden, alle detaljer som har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet, herunder program, navneliste, valg av meny, vin, pauser, teknikk m.m..

4. Disponering av hotellrom

Ankomst- og avreisetid skal angis på forhånd. Dersom sen ankomst ikke er avtalt (etter kl.16.00), kan hotellet kansellere bestillingen. Rommene kan påregnes tatt i bruk etter kl.15.00 ankomstdagen, og gjestene må ha sjekket ut innen kl. 12.00 avreisedagen hvis ikke annet er avtalt. Kunden kan bli belastet for et ekstra døgn hvis fristene ikke overholdes.

5. Spesielle forhold

Plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising av flagg/ vimpler, skilting osv. må avtales og godkjennes på forhånd. Loven tillater ikke nytelse av medbrakt mat og drikke i hotellets lokaler. Kunden må sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt og avtalt nivå, samt at gjestene retter seg etter avtalte tidspunkter nå det gjelder opphør av møter, servering, musikk og dans.

6. Priser og betalingsmåte

Avtalte priser er bindende for begge parter. Varer og tjenester utover løsningsforslaget blir belastet i henhold til gjeldende prisliste. Hotellet forbeholder seg retten til å justere prisene som en følge av endrede kostnader ved økte skatter, avgifter eller andre forhold utenfor hotellets kontroll.

Ved endring av mer enn 40 % av verdien av løsningsforslaget, forbeholder hotellet seg retten til å revidere prisene. Betaling skal skje i henhold til løsningsforslaget. Kreditt må avtales på forhånd, og for våre kredittkunder skal fakturaen betales senest 14 dager etter at denne er mottatt.

Ved for sen betaling beregnes det et tillegg på 1 % per måned, og kreditt vil bli vurdert ved senere anledninger. Det tilfaller et faktureringsgebyr à kr. 95,- per faktura. Hvis det er uenighet om fakturaen skal denne betales ved forfall og arrangør vil eventuelt bli kreditert etter avtale. Det sendes ikke faktura til utenlandske foretak.

7. Ansvar for deltakerregninger

Bestiller/sluttkunden er ansvarlig for å informere deltakerne om hva som blir dekket av kunden, og hva den enkelte selv skal betale. Kunden er ansvarlig for ikke oppgjorte deltakerregninger. Unnlater en eller flere av deltakerne å delta i planlagte arrangementer gir dette ikke rett til prisreduksjon.

8. Endringer i kontrakts forutsetninger

Det påhviler kunden og hotellet, så raskt som mulig å ta opp forhold som har betydning for løsningsforslaget, betingelsene og avviklingen av arrangementet. Eventuelle spesialavtaler og endringer av betydning for arrangementet må gjøres skriftlig.

Om det er reservert et spesifikt lokale, for hele eller deler av arrangementet, herunder også lokaler for servering, forbeholder hotellet seg retten til å kunne gjøre endringer i det avtalte oppsettet, dersom antall deltakere eller andre forhold skulle endres i en slik størrelse at det ikke lenger er hensiktsmessig å benytte det opprinnelig reserverte lokale.

Ved flerårige løsningsforslag forbeholder hotellet seg retten til å justere priser eller evt. kansellere resterende år, dersom ett eller flere arrangementer i løsningsforslaget ikke blir gjennomført.

Dersom det med kort varsel blir behov for oppgradering, renovering eller reparasjon av hotell definert i avtalen, forbeholder Thon Hotels seg retten til å flytte arrangementet til et annet hotell med tilsvarende standard på samme destinasjon. En slik endring skal varsles skriftlig umiddelbart etter at slik oppgradering, renovering eller reparasjon er besluttet av styret i Thon Hotels AS.

9. Ansvar for skade, tyveri m.m.

Hotellet påtar seg ikke ansvaret for kundens og eventuell utstillers eiendeler. Det anbefales at det tegnes egen forsikring. Kunden står ansvarlig for skade som påføres hotellet av deltakerne. Kunden er også ansvarlig for egne tekniske installasjoner og hva disse eventuelt påfører av materiell- eller personskade. Ved utlevering av nøkler til lokaler/rom er mottakeren ansvarlig for låsing når disse er uten tilsyn. Hotellet fraskriver seg ethvert ansvar for personskade som ikke er en følge av grov uaktsomhet utvist av hotellet. Hotellet har generell ansvarsforsikring.

10. Force Majeure

Hendelser utenfor Hotellets kontroll (streik, lockout, brann, manglende leveranser etc.), før eller under arrangementet, gir Hotellet rett til å kansellere bestillingen uten erstatningsansvar. Slik kansellering skal uten ugrunnet opphold kommuniseres til Arrangøren.

11. Forskudd/Delbetaling/Bindingsbeløp

Hotellet forbeholder seg retten til å be om inntil 100 % forskuddsbetaling av de avtalte ytelser, betalt inn til hotellet senest 14 dager før ankomst. Hotellet kan be om et bindingsbeløp, som skal innbetales ved signering av løsningsforslaget. Med bindingsbeløp menes at det skal innbetales tilsvarende 10 % av løsningsforslagets verdi, ved signering av løsningsforslag for arrangementet. Ved en eventuell kansellering vil dette beløpet ikke bli refundert.

12. Verneting/Klager

Alle tvister som måtte oppstå mellom partene i denne avtalen eller på annet grunnlag, eller mellom gjester og hotellet, skal behandles etter norsk rett. Dersom ikke tvisten løses i minnelighet, skal verneting gjelde. For at eventuelle klager skal bli tatt i betrakting, må de fremsettes så snart det ble anledning til det, og senest ved avslutning av arrangementet. Klager som skyldes forhold utenfor hotellets kontroll, må rettes mot bestiller/kunden.